Der Liegenschaftsverwalter

Der Verwalter ist gemäß Artikel 13.1.d.) LPH eines des Organe der Gemeinschaft. Sein Aufgabenbereich wird vom Gesetz, im Gegensatz zu anderen Ämtern, sehr klar umrissen, und kann weitestgehend bereits aus Artikel 20 LPH entnommen werden. Hiernach obliegt es dem Verwalter:

1. Über die gute Führung des Hauses, seiner Einrichtungen und Dienste zu wachen und zu diesem Zweck die geeigneten Hinweise und Ermahnungen an die Eigentümer zu richten (Artikel 20.1.a.) LPH).

Dies bedeutet allerdings nicht, dass von ihm (wenn es sich nicht um einen in der Gemeinschaft lebenden Eigentümer handelt) eine ständige persönliche Anwesenheit erwartet werden könnte. Der Verwalter ist insbesondere auch darauf angewiesen, dass er von den Eigentümern und den übrigen Organen der Gemeinschaft über mögliche Missstände informiert wird, um der Aufgabe des Artikels 20.1.a.) LPH gerecht zu werden. Dennoch zeichnen sich engagierte (Berufs-) Verwalter dadurch aus, dass sie der Gemeinschaft zumindest in regelmäßigen Abständen Kontrollbesuche abstatten. Auch der beste Verwalter kann seinen Aufgaben nur bedingt nachkommen, wenn er lediglich vom Schreibtisch aus agiert.

2. Mit pflichtgemäßer Rechtzeitigkeit die vorhersehbare Ausgabenaufstellung zu fertigen und sie der Abstimmung in der Versammlung zuzuführen, sowie die zur Deckung der Kosten erforderlichen Mittel vorzuschlagen (Artikel 20.1.b.) LPH).

Auch wenn die vom Gesetz gewählte Formulierung es möglicherweise etwas umständlich umschreibt, Artikel 20.1.b.) LPH, verpflichtet den Verwalter zu nichts anderem als zur Aufstellung eines Wirtschaftsplan. Diese Übersicht oder Relation muss zumindest rechtzeitig genug erfolgen, um es der Eigentümerversammlung zu ermöglichen, über selbige zu debattieren und abzustimmen, bevor vollendete Tatsachen geschaffen werden. Um jedem Eigentümer einen ausreichenden Einblick in den vom Verwalter vorgeschlagenen Wirtschaftsplan zu gewähren und eine konstruktive Diskussion in der Versammlung zu ermöglichen, scheint es angeraten, eine vollständige Übersicht desselben mit der Ladung zur Eigentümerversammlung zu übermitteln. In diesem Sinne muss der Wirtschaftsplan auch rechtzeitig genug fertiggestellt worden sein, um in Abhängigkeit davon, zu welchem Zeitpunkt die Versammlung nach dem Willen der Gemeinschaft bzw. des Präsidenten abgehalten werden soll, zur Verfügung zu stehen. Während Eigentümergemeinschaften in Tourismusgebieten mit niedrigem Wohnsitzanteil gut damit beraten sind, die (ordentliche) Versammlung in die Sommer- bzw. Urlaubsmonate zu legen, wenn mit einer erhöhten Anwesenheit von Eigentümern zu rechnen ist, dürften Gemeinschaften in größeren Städten und mit hohem Wohnsitzanteil aus genau den gleichen Gründen bevorzugt ihre Versammlungen auf die übrigen Monate legen wollen. Die Aufstellung des Wirtschaftsplans muss dann so rechtzeitig erfolgen, dass sie diesen individuellen Bedürfnissen Rechnung trägt.

Neben dem Wirtschaftsplan kommt es dem Verwalter ebenso zu (auch wenn sich dies nicht alleine aus Artikel 20 LPH, sondern erst im Zusammenhang mit Artikel 9.1.e.) und 14.b.) LPH ergibt) Buch zu führen, eine Abrechnung über das vergangene Haushaltsjahr aufzustellen und hierüber Rechenschaft abzulegen.

3. Sich um die Instandhaltung und Wartung des Hauses / der Anlage zu kümmern und die aus Dringlichkeitsgründen erforderlichen Reparaturen und Maßnahmen anzuordnen, wobei der Verwalter den Präsidenten oder gegebenenfalls die Eigentümer sofort über diese zu informieren hat (Artikel 20.1.c.) LPH).

Wie sich aus Artikel 14.c.) LPH ergibt, ist alleine die Eigentümerversammlung berechtigt, über alle planmäßigen sowie außerplanmäßigen Reparaturarbeiten zu entscheiden. Für ein selbständiges Handeln des Verwalters, ohne Beschluss, bleibt daher nur dann Raum, wenn eine Reparatur bzw. Maßnahme aufgrund ihrer Eilbedürftigkeit ein sofortiges Tätigwerden erfordert. Artikel 14.c.) LPH führt weiterhin aus, was sich bereits aus Artikel 20.1.c.) LPH ergibt, nämlich, dass die Versammlung vom Verwalter über die von diesem veranlassten dringenden Reparaturen bzw. Maßnahmen sofort zu informieren ist.

Im Zusammenhang mit der Berechtigung des Verwalters, die beschriebenen Eilmaßnahmen durchzuführen, ist auch Artikel 7.1.2 LPH zu berücksichtigen. Hiernach sind die Eigentümer verpflichtet, den Verwalter über die Notwendigkeit dringender Reparaturen unverzüglich zu informieren. Auf diese Weise soll vermieden werden, dass einzelne Eigentümer eigenmächtig, möglicherweise ungeeignete oder voneinander unabhängige, also parallele Maßnahmen ergreifen, und sich aufgrund der fehlenden Koordination der Schaden lediglich vergrößert oder unsachgemäß behoben wird. Erster Ansprechpartner bei einer eilbedürftigen Reparatur der Gemeinschaftselemente ist daher immer der Verwalter. Dieser sollte idealerweise stets unter einer Notrufnummer erreichbar sein, die allen Bewohnern der Liegenschaft bekannt ist (z.B. auch durch Aushang am schwarzen Brett ) und der bereits im Vorfeld geeignete Kontakte zu diversen Notdiensten unterhält, damit solcherlei dringende Reparaturen tatsächlich zeitnah ausgeführt werden können.

Im Umkehrschluss kann man feststellen, dass normale Baumaßnahmen nur dann vom Verwalter veranlasst werden dürfen, wenn sie durch die Eigentümerversammlung beschlossen wurden, und der Verwalter beauftragt wurde selbige umzusetzen. Hierzu im folgenden Punkt mehr.

4. Diejenigen Beschlüsse auszuführen, welche Baumaßnahmen zum Gegenstand haben, sowie alle statthaften Zahlungen vorzunehmen und einzuziehen (Artikel 20.1.d.) LPH).

Über die Gesetzesformulierung hinaus, die ausdrücklich lediglich die Ausführung von Beschlüssen bezeichnet, welche Baumaßnahmen betreffen, sind natürlich auch diejenigen Beschlüsse auszuführen, die sich auf andere Gegenstände beziehen, wenn dies nicht durch den Präsidenten veranlasst wird.

Bezüglich der Baumaßnahmen wird jedoch erneut klargestellt, dass der Verwalter letztlich nur die Baumaßnahmen veranlassen darf, die entweder durch die Eigentümerversammlung beschlossen wurden, oder eben Reparaturmaßnahmen darstellen, die den im Ausgabenplan festgesetzten Betrag nicht übersteigen (also im weitesten Sinne als planmäßig gelten dürfen), bzw. aufgrund ihres unvorhersehbaren Charakters und der Dringlichkeit ihrer Vornahme das sofortige Handeln des Verwalters erfordern.

5. Gegebenenfalls das Amt des Sekretärs auszuüben, wenn dieses Amt nicht anderweitig vergeben wurde, bzw. direkt auf den Verwalter entfällt, und die den Eigentümern zur Verfügung stehenden Gemeinschaftsunterlagen zu verwahren (Artikel 20.e) LPH).

6. Teilweise wird diskutiert, ob es dem Verwalter ebenso obliegt zu entscheiden, welche Mehrheiten zur Erzielung der jeweiligen Beschlüsse erforderlich sind. Wenn es sich bei dem Verwalter um einen externen Dienstleister handelt, scheint vieles dafür zu sprechen, dass er als entsprechend vorgebildeter Experte solcherlei Feststellungen treffen kann. Um unnötige Diskussionen in der Versammlung zu vermeiden, und die spätere Anfechtungen von Beschlüssen im Rahmen des Möglichen zu reduzieren, raten einzelne Autoren dazu, im Vorfeld erschöpfend abzuklären, welche Mehrheiten einschlägig sind, und im Idealfall die erforderlichen Mehrheiten bereits in der Ladung anzukündigen.

7. Alle weiteren durch die Versammlung übertragenen Aufgaben und Pflichten wahrzunehmen.

Der Verwalter kann mit allen erdenklichen zusätzlichen Aufgaben betraut werden. Es gilt allerdings Artikel 13.1.2 LPH zu berücksichtigen. Genauso wie die Schaffung neuer, vom Gesetz nicht vorgesehener Organe gegenüber Dritten nicht zu einer Beschränkung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der übrigen Organe führt, kann bei der Übertragung von Aufgaben und Pflichten auf den Verwalter nichts anderes gelten.

Ein häufiger Fall, der gesetzlich sogar als Möglichkeit vorgesehen ist, bildet die Bevollmächtigung des Verwalters gemäß Artikel 21.1 LPH, die von den Eigentümern geschuldeten Beiträge zu den Gemeinschaftsausgaben im Wege des Mahnverfahrens einzufordern.

Der Verwalter nimmt sich daher, mit Ausschluss derjenigen Aufgaben, welche explizit auf den Sekretär entfallen, aller administrativen Angelegenheiten der Gemeinschaft an. (Nur die Abfassung der Ladungen, der Versand derselben an die Eigentümer, die Fertigung des Sitzungsprotokolls der Eigentümerversammlungen und die Ausfertigung der Bescheinigungen über Beschlüsse wird laut Gesetz vom Sekretär wahrgenommen).

Anders als im Falle des Präsidenten, sieht das Gesetz gemäß Artikel 13.6.2 LPH ausdrücklich vor, dass das Amt des Verwalters nicht nur von Eigentümern, sondern ebenso von qualifizierten Dritten ausgeübt werden darf.

Darüber aber, welche Ausbildung ein Dritter (also ein Nichteigentümer) vorweisen muss, um im Sinne des Artikels 13.6 LPH als qualifiziert zu gelten, herrscht Streit. Von Bedeutung ist die Beantwortung dieser Frage nicht nur, um einen geeigneten Verwalter auswählen zu können, sondern insbesondere auch insofern, als dass einzelne Eigentümer die Bestellung eines in ihren Augen ungeeigneten Verwalters mit dem Hinweis auf eine mangelnde Befähigung anfechten könnten.

Als geeignet im Sinne des Artikels 13.6 LPH gelten in jedem Falle die Mitglieder der offiziellen Liegenschaftsverwalterkammer (Colegio de Administradores de Fincas), sowie diejenigen, welche die Zulassungsvoraussetzungen der Kammer erfüllen.

Eigentümer müssen, wie beschrieben, keinerlei Kenntnisse, geschweige denn eine besondere Ausbildung mitbringen, um das Amt des Verwalters ausüben zu dürfen.

Handelt es sich jedoch um eine Gemeinschaft mit vielen Sondereigentumselementen und mithin Eigentümern, ist die Beauftragung eines professionellen Liegenschaftsverwalters dringend anzuraten. Alleine die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben, die Berücksichtigung und Einhaltung der jeweiligen Zahlungsziele (Strom, Wasser, Dienstleister, Versicherung, Lohnbuchhaltung bei Angestellten der Gemeinschaft etc.) bzw. die Kontrolle bezüglich ausreichender Kontodeckung und die Veranlassung sowie Überwachung der Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten verlangt bereits ein derartiges Engagement, dass auch ohne besondere Vorkommnisse viel Engagement gefordert wird.

Artikel 13.5 LPH sieht zwar vor, dass die Aufgaben des Verwalters (und des Sekretärs) vom Präsidenten wahrgenommen werden, wenn nicht in der Satzung oder durch Mehrheitsbeschluss eine vomPräsidentenamt losgelöste Ausübung vorgesehen wurde, dennoch stellt diese gesetzliche Vorgabe vor dem beschriebenen Hintergrund in der Praxis die Ausnahme dar.

Angesichts des Umfangs an Aufgaben, die auf Verwalter und Sekretär entfallen, führt die Übernahme all dieser Pflichten durch einen Eigentümer, der bereits das Präsidentenamt bekleidet, regelmäßig zu einer unzumutbaren Arbeitsbelastung und in der Folge oftmals zu einer mangelhaften Amtsausübung, wenn die Gemeinschaft eine gewisse Größe hat, und der betreffende Eigentümer auch noch weiteren (beruflichen oder privaten) Verpflichtungen nachkommen muss.

Es kann daher nur dringend angeraten werden, von der gesetzlich gestatteten Möglichkeit die Ämter des Verwalters und Sekretärs durch professionelle Dienstleister ausüben zu lassen, auch Gebrauch zu machen.

Üblicherweise werden beide Ämter (von Berufsverwaltern) in Personalunion als Sekretär-Verwalter (Secretario-Administrador) ausgeübt, was Artikel 13.6 LPH ausdrücklich gestattet und sich auch in Artikel 20.1.e.) LPH niederschlägt, wo davon die Rede ist, dass der Verwalter gegebenenfalls die Aufgaben des Sekretärs übernimmt.

Auf diese Weise werden alle Verwaltungsangelegenheiten der Gemeinschaft auf eine Person gebündelt, was für die Verwaltung als solche (da sich alle Informationen vereint in einer Hand befinden) sowie die Eigentümer (die nunmehr nur noch einen Ansprechpartner neben dem Präsidenten haben) deutliche Erleichterungen bringt.