Der Sekretär der Eigentümergemeinschaft
Zu den in Artikel 13 LPH genannten leitenden Organen der Gemeinschaft gehört auch der Sekretär (Artikel 13.1.e.) LPH).
Ihm obliegt in erster Linie die Erstellung der Ladungen zu den Eigentümerversammlungen mitsamt Tagesordnung und anliegenden Dokumenten (nach den Vorgaben des Präsidenten), deren Zustellung an die Eigentümer (ersatzweise mittels Aushang am schwarzen Brett ), sowie die anschließende Abfassung und der Versand (ersatzweise auch hier Benachrichtigung mittels Aushangs) des Sitzungsprotokolls an die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft. Darüber hinaus erstellt er die Bescheinigungen über den Schuldenstand (bei der notariellen Beurkundung der Übertragungen von Sondereigentumselementen grundsätzlich erforderlich) und zertifiziert nach Bedarf Beschlüsse, dort wo das Gesetz es vorschreibt (z.B. über die Entschließung, Klage gegen einen Störer einzureichen oder ein Mahnverfahren einzuleiten).
Obwohl dieses Amt vom spanischen Wohnungseigentumsgesetz ausdrücklich vorgesehen wurde und ihm klar abgrenzbare Aufgaben zukommen, wird es kraft Gesetzes oftmals in Personalunion mit anderen Ämtern ausgeübt. So ist gemäß Artikels 13.5 LPH mangels abweichender Regelung durch Satzung oder Mehrheitsbeschluss das Amt des Sekretärs (sowie des Verwalters) unmittelbar vom Präsidenten auszuüben.
Diese gesetzliche Vorgabe bildet in der Praxis allerdings die Ausnahme. In den wenigsten Fällen – insbesondere bei größeren Gemeinschaften, oder gar Urbanisationen – werden die Funktionen und Aufgaben dieser drei Ämter durch eine einzige Person ausgeübt werden (können).
Regelmäßig wird das Amt des Sekretärs aber vom Verwalter wahrgenommen. Angesichts des engen Bezugs beider Ämter zueinander, müssen beide doch auf die vom jeweils anderen erstellten Dokumente zurückgreifen (z.B. der Sekretär auf die Buchführung des Verwalters, um bei der Erstellung der Ladungen zu den Versammlungen die Namen derjenigen Eigentümer zu kennen, die ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachgekommen sind, um selbige als Schuldner auszuweisen; der Verwalter auf die Sitzungsprotokolle, die der Sekretär erstellt hat) ist dies auch zweckmäßig. Da das Gesetz die Ausübung der Ämter sowohl des V erwalters wie auch des Sekretärs durch Nichteigentümer erlaubt, bietet sich die Möglichkeit, deren Aufgaben und Pflichten auf professionelle Dienstleister zu übertragen, die beide Ämter als sogenannter Sekretär-Verwalter übernehmen. Die Ausübung beider Ämter in Personalunion als Sekretär-Verwalter wird ausdrücklich durch Artikel 13.6 LPH gestattet.
Sieht die Satzung oder ein Mehrheitsbeschluss vor, dass die Ämter des Sekretärs und des Verwalters unabhängig vom Amt des Präsidenten ausgeübt werden, stellt sich die Frage, wie zu verfahren ist, wenn neben dem Präsidentenamt nur das Amt des Sekretärs oder des Verwalters besetzt wurde. Wer übernimmt in solchen Fällen das Amt oder zumindest die Aufgaben des unbesetzten Verwalter- oder Sekretäramtes? Fällt das unbesetzte Amt erneut dem Präsidenten zu?
Aus Artikel 20.1.e.) LPH lässt sich ableiten, dass der Verwalter das unbesetzte Sekretäramt und der Sekretär das unbesetzte Verwalteramt auszuüben hat.
Trotz der klaren Kompetenzverteilung und der eindeutigen Zuweisungen an den Sekretär, dessen Funktion unverzichtbar ist, verdeutlichen die bezeichneten Vorschriften, dass ihm das Gesetz dennoch nur eine untergeordnete Stellung zukommen lässt. Wenn nicht ohnehin der Präsident seine Aufgaben übernimmt, fallen sie dem Verwalter als Sekretär-Verwalter zu. Das Gesetz scheint fast damit zu rechnen, dass dieses Amt nicht individuell besetzt wird.
Ein Grund hierfür mag die Tatsache sein, dass das Sekretäramt erst durch die Gesetzesreform des Jahres 1999 an Sichtbarkeit und Bedeutung gewonnen hat, als ihm in dessen Zuge weitere Aufgaben zuteil wurden.
Da die mit dem Amt des Sekretärs verbundenen Pflichten zugenommen haben, für das Funktionieren der Gemeinschaft unabdingbar sind, und, wie oben beschrieben, oftmals in enger Verbindung zu der Tätigkeit des Verwalters stehen, ist die Ausübung der Ämter des Sekretärs und Verwalters in einer Person (so wie es Artikel 13.6 LPH vorsieht) als Sekretär-Verwalter wohl zu Recht am verbreitetsten.
