Bezüglich des Weges bis zur Vorlage der gesetzlich verbindlich vorgeschriebenen Dokumentation beim Handelsregister sind drei Phasen zu unterscheiden.
a.) Frist zur Erstellung der Jahresabschlüsse, b.) Frist zur Annahme der Jahresabschlüsse und c.) Frist zur Vorlage der Jahresabschlüsse beim Handelsregister.
Gemäß Artikel 253 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften [auf Spanisch: Ley de Sociedades de Capital] sind die Geschäftsführer einer Gesellschaft verpflichtet, innerhalb einer Frist von drei Monaten ab Beendigung des Geschäftsjahres, die Jahresabschlüsse zu formulieren.
Artikel 272 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften [auf Spanisch: Ley de Sociedades de Capital] folgend, sind die Jahresabschlüsse durch die ordentliche Gesellschafterversammlung anzunehmen.
Ausgehend von Artikel 279 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften [auf Spanisch: Ley de Sociedades de Capital], in Verbindung mit Artikel 365 des königlichen Dekrets 1784/1996, vom 19. Juli, durch welches die Verordnung des Handelsregisters angenommen wird [auf Spanisch: Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil], sind die Jahresabschlüsse beim örtlich zuständigen Handelsregister innerhalb einer Frist von einem Monat nach ihrem Beschluß vorzulegen. Diese Frist von einem Monat wird derart gezählt, dass sie am gleichen Tag des Folgemonats endet.
Wurde der Jahresabschluß am 30. Juni beschlossen, so endet die Frist mit Ablauf des 30. Juli des gleichen Jahres.
Innerhalb eines Monats (Artikel 279.1 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften [auf Spanisch: Ley de Sociedades de Capital]) nachdem der Jahresabschluß angenommen wurde, ist die Gesellschaft bzw. der Geschäftsführer verpflichtet folgende Dokumente beim Handelsregister vorzulegen:
Sollte die Gesellschaft ihre Pflichten zur Vorlage beim Handeslregister nicht erfüllen, bestimmt Artikel 283 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften [auf Spanisch: Ley de Sociedades de Capital], dass das spanische Institut für Buchführung und Wirtschaftsprüfung [Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas] ein Bußgeld verhängt. Dieses Bußgeld beläuft sich auf 1.200 bis 60.000 Euro. Sollte es sich um eine Gesellschaft oder einen Verbund von Gesellschaften handeln, welche einen Jahresumsatz von über 6.000.000 Euro hat, beläuft sich die Höchstgrenze für das Bußgeld auf 300.000 Euro für jedes Jahr Verspätung.
Das Bußgeld wird ausgehend von der Größe der Gesellschaft, bezogen auf den Umfang der Aktiva und Verkaufszahlen des letzten erklärten Steuerjahres bestimmt. In Ermangelung dieser Zahlen wird auf die Höhe des Stammkapitals abgestellt.
Sollten die Dokumente deren Vorlage unterlassen wurde, verspätet eingereicht worden sein, bevor das Bußgeldverfahren eröffnet wurde, beläuft sich das Bußgeld auf den konkret anzuwendenden Mindestsatz (welcher von den Eigenschaften der Gesellschaft abhängt), und wird nochmals um 50 % reduziert.
Das Recht diese Bußgelder zu verhängen verjährt mit Ablauf von drei Jahren.
Die bisher erhobenen Bußgelder haben sich an folgenden Faktoren orientiert. Generell wurde als Bußgeld ein Betrag in Höhe von 0,5 % der Aktiva zuzüglich 0,5 ‰ der insgesamt erreichten Einnahmen des Vorjahres verhängt. In Ermangelung dieser Zahlen 2 % des Stammkapitals.
Sollten die 0,5 der Aktiva einen höheren Betrag als 2 % des Stammkapitals ausmachen, wurden bisher Abschläge in Höhe von 10 % eingeräumt.
Bisher konnten auf diese Weise inaktive Gesellschaften mit einem Stammkapital in Höhe von 3.000 Euro, regelmäßig mit einem Bußgeld von lediglich 60 Euro davonkommen.
Angesichts der angespannten Haushaltslage sollten man aber besonders vorsichtig sein, denn diese Bußgelder liegen deutlich unter den eigentlichen gesetzlichen Vorgaben, und könnten schnell nach oben korrigiert werden.
